Schlanke Prozesse? Die meisten sabotieren sich selbst. 

Du willst effizienter arbeiten – also optimierst du deine Abläufe.
Neue Tools. Neue Checklisten. Neue Routinen.

Aber statt weniger Aufwand hast du plötzlich mehr davon.

Warum?

Weil du Prozesse hinzufügst, statt welche zu streichen.

Viele denken: Effizienz = mehr Struktur. Stimmt auch. Aber Struktur heißt nicht: mehr Schritte. Es heißt: weniger Reibung.

Die unbequeme Wahrheit:

Schlanke Prozesse entstehen nicht durch mehr Tools.
Sondern durch den Mut, Ballast abzuwerfen.

Und dieser Mut fehlt vielen – nicht aus Unwissenheit, sondern aus Gewohnheit. Denn wir sind es gewohnt, Aufgaben mit Aufwand gleichzusetzen.

Ein Praxisbeispiel aus dem Vertriebsalltag

Ein mittelständisches Unternehmen wollte seine Angebotsprozesse verschlanken. Das ERP-System war vorhanden – aber wurde nur als Datenbank genutzt.

• Anfragen wurden korrekt im System erfasst.

• Das Angebot? Wurde manuell in Word erstellt – „weil’s schöner aussieht“.

• Danach als PDF abgespeichert und separat per Mail verschickt.

• Wiedervorlage? Irgendwo in Outlook oder im Kopf.

• Nachverfolgung? Fehlanzeige.

Was auf den ersten Blick „flexibel“ wirkt, ist in Wahrheit: ineffizient. Und vor allem: nicht skalierbar.

Die Lösung:

Wir haben den Prozess konsequent verschlankt:

• Durchgängige Nutzung des vorhandenen ERP-Systems – von Anfrage bis Nachverfolgung

• Einmalige Investition in Formularanpassungen und Textbausteine

• Kleine Zugeständnisse bei der Optik

Aber: Das Angebot wird nun direkt aus dem System erstellt, versendet und automatisch dokumentiert.

Das Beste: Die Nachverfolgung läuft über das integrierte CRM-Modul – für alle im Team sichtbar.

Das Ergebnis:

• Angebote werden schneller erstellt und verschickt

• Die Teamkommunikation hat sich verbessert

• Status und Historie sind für alle einsehbar

• Kein Suchen mehr nach Dateien oder Versionen

Das Team hat gelernt:
„Die paar Abstriche beim Layout waren es wert – das System arbeitet endlich mit uns, nicht gegen uns.“

Zeit für eine ehrliche Frage:

Ist das Aussehen deines Angebots wirklich entscheidend?
Oder ist dir nicht viel wichtiger, wie du dich als Kund:in fühlst?

Willst du ein schönes PDF – oder lieber:

• Jemanden, der nachfasst

• Jemanden, der deine Fragen ernst nimmt

• Jemanden, der sich an deine Anregungen erinnert

Genau darum geht es.
Nicht um perfekte Formatierung.
Sondern um funktionierende Abläufe – die Raum schaffen für echte Kundenbeziehungen.

5 Schritte zu wirklich schlanken Prozessen:

1. Klarheit: Was ist wirklich nötig?

2. Mut: Routinen ehrlich hinterfragen

3. Disziplin: Prozesse konsequent kürzen

4. Technologie: Systeme richtig einsetzen, nicht nur besitzen

5. Außenblick: Unterstützung holen, die erkennt, was du selbst übersiehst

Deshalb:

Prozesse zu verschlanken heißt nicht, sie schöner zu machen.
Es heißt, sich zu fragen: Braucht es das wirklich?

Denn die beste Checkliste bringt dir nichts,
wenn sie nur das Chaos hübsch organisiert.

Weniger ist oft mehr – vor allem im Vertriebsinnendienst.

Und wenn du dabei Unterstützung brauchst:

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Ich bin Sandra.
Die Rockstar-Lösung im Vertriebsinnendienst für effizientes Business