Fade to Black – wenn das Wissen verschwindet
Wenn Mitarbeitende gehen, geht oft mehr als nur Manpower
Klingt wie ein dramatischer Songtitel? Ist es auch. Zumindest für Unternehmen, die sich plötzlich mit einem nicht dokumentierten Wissensverlust konfrontiert sehen.
Ich habe es leider schon mehrfach miterlebt: Abteilungen, die von einem Moment auf den anderen ins Straucheln geraten, nur weil eine einzelne Person plötzlich ausfällt – durch Krankheit, Kündigung oder andere unvorhergesehene Umstände.
In solchen Momenten wird deutlich, wie abhängig viele Prozesse, Abläufe und Informationen noch immer von einzelnen Köpfen sind. Und wie schnell der Business-Soundtrack abreißen kann, wenn genau dieser Kopf fehlt.
Geplante Auszeit? Chance für Struktur
Wenn ein Ausfall absehbar ist – zum Beispiel wegen einer Kur, des Mutterschutzes oder einer geplanten Auszeit – ist es immerhin noch möglich, gegenzusteuern.
In solchen Fällen werde ich gerne als Interim-Lösung geholt. So kam ich damals in ein SAP-Berechtigungsprojekt bei einem großen Pharmakonzern. Die Situation war klar: Es musste schnell gehen.
Ich war verfügbar, bereit zu lernen, remote-kompatibel – und vor allem: prozessaffin. Das Team war vorbereitet, ich konnte mich schnell einarbeiten. Es lief. Und das Unternehmen lief weiter.
Unvorbereitet? Dann hilft auch der beste Wille nicht mehr
Ganz anders sieht es bei einem spontanen Ausfall aus. Wenn jemand montagmorgens nicht mehr auftaucht oder die Kündigung bereits am Vortag im Postfach liegt, bleibt keine Zeit mehr für geordnete Übergaben.
Keine Dokumentation. Kein Zugriff auf Abläufe. Kein Verständnis, warum was wie gemacht wurde.
Dann passiert das, was ich als „Fade to Black“ bezeichne:
Das Wissen verschwindet. Und mit ihm die Sicherheit im Alltag.
Ich habe gesehen, wie Führungskräfte plötzlich Aufgaben übernehmen mussten, die sie seit Jahren nicht mehr selbst gemacht hatten. Wie Kolleg:innen sich mühsam durch E-Mail-Verläufe kämpfen, nur um halbwegs den roten Faden zu finden.
Es herrscht Verunsicherung, Frust – und letztlich auch Produktivitätsverlust.
Ein Wiki ist kein Nice-to-have, sondern ein Rettungsanker
In meiner Arbeit als digitale Vertriebsassistenz predige ich es immer wieder: Ein zentrales Wiki ist keine Kür, sondern Pflicht.
Es muss nicht perfekt sein. Es muss nicht alles abbilden. Aber es muss da sein.
Denn wenn es brennt, zählt jeder Zugriff, jede Info, jede dokumentierte SOP:
– Wie werden Angebote geschrieben?
– Welche Schritte folgen auf eine Kundenanfrage?
– Wer ist verantwortlich für was?
Und genau hier beginnt mein Job – nicht nur als Interim Support, sondern als strukturverliebte Prozessoptimiererin:
Ich helfe dabei, Wissen sichtbar und nutzbar zu machen. Ich springe ein, halte den Laden am Laufen – und sorge dafür, dass neue Teammitglieder nicht ins kalte Wasser geworfen werden.
Struktur rockt. Auch Backstage.
Vielleicht vergleichbar mit einer professionellen Band: Klar, die Musiker:innen wissen meist, was zu tun ist.
Aber wenn Backstage der Ablaufplan hängt, auf den alle Zugriff haben, läuft’s einfach reibungsloser.
Und selbst wenn etwas Unvorhergesehenes passiert, bleibt die Außenwirkung: souverän und professionell.
Fazit: Unternehmenssicherheit ist keine Glückssache
Wenn du für deinen Vertrieb ein Wiki aufbauen willst, das im Ernstfall nicht nur die Nerven schont, sondern echte Sicherheit bietet – sprich mich an.
Ich unterstütze dich gerne beim Aufbau. Und wenn’s brennt, bin ich auch da.
Ich bin Sandra.
Die Rockstar-Lösung im Vertriebsinnendienst für effizientes Business