Freelancer kostet mehr als ein Angestellter? Diese Rechnung beweist das Gegenteil.

Kennst du das Gefühl, wenn du morgens ins Büro kommst und der Tag schon voll ist, bevor er begonnen hat? Zwei Kundenanfragen warten auf Antwort, ein Angebot ist überfällig, das CRM wurde seit Wochen nicht gepflegt – und du weißt genau, dass das alles an dir hängt. Nicht weil du schlechte Strukturen hast. Sondern weil du schlicht zu wenige Hände hast.

Genau in diesem Moment kommt die Frage auf: Brauche ich Unterstützung? Und wenn ja – wie?

Der erste Gedanke ist fast immer derselbe: eine Festangestellte. Jemand, der jeden Morgen da ist, der das Telefon abnimmt, Angebote nachverfolgt, das CRM pflegt. Klingt gut. Aber dann kommen die echten Fragen – die, über die man abends nachdenkt, wenn es still ist:

Reicht die Arbeit wirklich für eine Teilzeit- oder Vollzeitstelle? Was mache ich, wenn es wirtschaftlich mal nicht so gut läuft – die Lohnkosten laufen ja trotzdem weiter. Wer lernt sie ein, wer hat die Zeit dafür? Und was, wenn sie nach einem Jahr wieder geht?

Das sind keine Kleinigkeiten. Das sind unternehmerische Risiken, die mit einer Festanstellung automatisch auf deinem Tisch landen. Und genau hier lohnt es sich, einmal nüchtern durchzurechnen, was beide Modelle wirklich kosten.

Was eine Festanstellung im Vertriebsinnendienst wirklich kostet

Nehmen wir ein konkretes Beispiel: eine erfahrene Vertriebsassistenz mit mehr als 15 Jahren Berufserfahrung, angestellt in Vollzeit. Das Bruttogehalt liegt bei 4.500 Euro pro Monat – ein marktüblicher Wert für diese Qualifikationsstufe.

Ein kleines KMU wird in der Realität vermutlich eher eine jüngere, weniger erfahrene Kraft suchen – mit entsprechend niedrigerem Gehalt, aber auch geringerem Erfahrungsschatz. Für unsere Rechnung bleiben wir bei diesem Beispiel, weil es den Vergleich mit einem spezialisierten Freelancer auf Augenhöhe ermöglicht.

Doch als Arbeitgeber zahlt man nie nur das Bruttogehalt. Die tatsächlichen monatlichen Kosten sehen so aus:

 

Kostenposition	Monatlich
Bruttogehalt	4.500 €
Arbeitgeberanteil Sozialversicherung	900 €
Urlaubsgeld (anteilig)	375 €
Berufsgenossenschaft	25 €
Vermögenswirksame Leistungen	40 €
Weiterbildung (anteilig)	225 €
Arbeitsplatz, IT & Ausstattung	200 €
Büromiete (anteilig)	250 €
Gesamt	~6.515 €

 

Über 6.500 Euro pro Monat – für eine einzige Position. Das ist die Realität, die viele Geschäftsführer in kleinen Betrieben unterschätzen, wenn sie über Personalentscheidungen nachdenken.

Der Trugschluss mit den Arbeitsstunden

Hier kommt ein weiterer Faktor ins Spiel, der die Rechnung noch einmal deutlich verschiebt. Eine Vollzeitkraft arbeitet nicht 1.840 Stunden im Jahr. Rechnen wir realistisch:

• 260 Werktage minus 10 Feiertage = 250 Arbeitstage
• Minus 30 Tage Urlaub und 15 Tage durchschnittliche Krankheitstage
• Ergibt 205 tatsächlich geleistete Arbeitstage – rund 1.640 Stunden pro Jahr

Das Jahresgehalt von 78.180 Euro geteilt durch 1.640 Stunden ergibt einen tatsächlichen Stundensatz von:

78.180 € ÷ 1.640 Stunden = ~48 € pro tatsächlich geleisteter Arbeitsstunde

Und dieser Wert ist noch der optimistische – er berücksichtigt keine Effektivitätsverluste durch Ablenkung, Einarbeitung oder interne Abstimmungsschleifen.

Die versteckten Kosten, die kaum jemand einrechnet

Wer ehrlich kalkuliert, muss auch die Risiken einer Festanstellung einbeziehen. Diese lassen sich schwerer in Euro fassen – ihr Einfluss auf den Unternehmeralltag ist aber erheblich:

Krankheitsausfälle: Die Entgeltfortzahlung liegt beim Arbeitgeber. Unsere Rechnung geht bereits von 15 Krankheitstagen pro Jahr aus – das ist der deutsche Durchschnitt. In schlechten Jahren kann es mehr sein. Das Risiko trägst du allein.

Schwangerschaft und Elternzeit: Gerade in kleinen Betrieben kann ein längerer Ausfall eine Abteilung faktisch lahmlegen. Ersatz muss gefunden, eingearbeitet und finanziert werden.

Einarbeitungszeit: Bis eine neue Mitarbeiterin wirklich produktiv und eigenständig arbeitet, vergehen in der Regel drei bis sechs Monate. Diese Zeit kostet dich Energie, Aufmerksamkeit – und Geld.

Fixkosten ohne Flexibilität: Eine Festanstellung läuft immer. Nicht saisonal, nicht nach Auftragslage, nicht nach Budget. Nur unter besonderen und oft langwierigen Bedingungen ist sie anpassbar oder kündbar. In wirtschaftlich ruhigeren Phasen zahlt du denselben Betrag – für möglicherweise deutlich weniger anfallende Arbeit.

Was ein Freelancer auf gleichem Niveau tatsächlich liefert

Ein Stundensatz von 85 Euro klingt auf den ersten Blick hoch. Aber was steckt dahinter?

Eine spezialisierte Freelancerin im Vertriebsinnendienst bringt langjährige Erfahrung mit – und ja, auch sie braucht eine Einarbeitung in dein Unternehmen, deine Prozesse, deine Kunden. Rechne hier realistisch mit etwa vier Wochen. Danach aber läuft sie. Keine weiteren Anlaufverluste, kein monatelanges Ramp-up, kein „mal sehen, wie sie sich macht."

Hinzu kommt: Du buchst nur, was du wirklich brauchst. Fünf Stunden die Woche? Zehn? Mehr in der heißen Phase, weniger im August? Das entscheidest du. Keine Fixkosten, kein Ausfallrisiko, volle Transparenz über jede investierte Stunde.

Der direkte Vergleich auf Augenhöhe:

 

	Festanstellung	Freelancer
Effektiver Stundensatz	~48 € (+ Risikofaktoren)	85 €
Einarbeitungszeit	3–6 Monate	~4 Wochen
Risiko Ausfall/Krankheit	Arbeitgeber	Freelancer
Flexibilität	gering	hoch
Fixkostenrisiko	immer, kaum anpassbar	keines
Sofort skalierbar	nein	ja

 

Und wenn doch irgendwann eine Festangestellte kommen soll?

Hier möchte ich ehrlich sein – und das ist mir wirklich wichtig.

Ich bin nicht angetreten, um Festanstellungen zu ersetzen. Es gibt Unternehmen, die wachsen, die skalieren, die irgendwann die Kapazität und das Budget haben, eine eigene Vertriebsassistenz fest einzustellen. Und das ist gut so.

Was ich in solchen Fällen erlebe: Der Übergang gelingt am besten, wenn die Grundlagen bereits stehen. Saubere Prozesse, klare Abläufe, ein funktionierendes CRM, dokumentierte Workflows – kurz gesagt: ein Fundament, auf dem jemand Neues sofort aufbauen kann, anstatt bei null zu starten.

Genau das ist eine Aufgabe, die ich gerne übernehme. Ich arbeite so, dass meine Nachfolgerin – oder mein Nachfolger – vom ersten Tag an produktiv sein kann. Keine Übergabe-Chaos, kein Wissens-Silo, kein Reibungsverlust. Ich ebne den Weg, damit der nächste Schritt für dein Unternehmen ein guter wird.

Das ist keine Notlösung. Das ist Brückenbauen – mit Erfahrung und echtem Interesse an deinem Erfolg.

Für wen ist dieses Modell wirklich gemacht?

Freelance-Unterstützung im Vertriebsinnendienst ist die strategisch sinnvollste Option für Unternehmen, die zu groß sind, um alles allein zu stemmen – und zu klein, um eine vollwertige Festanstellung dauerhaft wirtschaftlich zu rechtfertigen.

Wer als Geschäftsführer jeden Tag selbst Angebote nachverfolgt, Anfragen bearbeitet und Kundenkorrespondenz schreibt, verliert Zeit für das, was wirklich zählt: Strategie, Wachstum, Kundengespräche. Und wer als Vertriebsleitung keine systematische Unterstützung im Rücken hat, verliert Leads – still und leise, aber kontinuierlich.

Die Frage ist nicht, ob man sich Unterstützung leisten kann. Die Frage ist, ob man es sich leisten kann, darauf zu verzichten.

Fazit: Zahlen lügen nicht – aber sie müssen vollständig sein

Die Entscheidung zwischen Festanstellung und Freelancer ist keine Frage des Bauchgefühls. Sie ist eine Frage der vollständigen Kalkulation – und der ehrlichen Auseinandersetzung mit dem, was ein Unternehmen gerade wirklich braucht.

Manchmal ist das eine verlässliche Freelancerin, die sofort loslegt und Ergebnisse liefert. Manchmal ist es jemand, der die Strukturen aufbaut, damit die nächste Mitarbeiterin einen perfekten Start hat. Und manchmal ist es beides – nacheinander, mit Plan.

Was es in jedem Fall braucht: Klarheit über die echten Kosten. Und den Mut, die richtige Entscheidung zu treffen.

Du willst wissen, was das konkret für dein Unternehmen bedeutet? Dann lass uns 20 Minuten sprechen. Kein Verkaufsgespräch – sondern eine ehrliche Einschätzung, wie Unterstützung bei dir wirklich aussehen könnte.

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Ich bin Sandra.
Die Rockstar-Lösung im Vertriebsinnendienst für effizientes Business