5 Prozesse, die du sofort optimieren solltest
Zeit ist im Geschäftsalltag oft der knappste Rohstoff. Zwischen Kundenanfragen, interner Abstimmung und administrativem Overload bleibt kaum Raum für Strategie und Wachstum.
Die gute Nachricht? Mit ein paar gezielten Stellschrauben lässt sich im Büroalltag richtig viel Zeit freischaufeln.
Ich zeige dir 5 Prozesse, die in vielen Unternehmen unterschätzt werden – und die du sofort optimieren kannst.
Angebotswesen: Schnell, klar und professionell
Jede Anfrage, die liegen bleibt, ist ein potenziell verlorener Auftrag.
Viele Angebote werden noch per Copy-Paste erstellt, individuell zusammengeklickt oder aus alten PDFs gebastelt.
Besser geht’s so:
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Textbausteine und Vorlagen für häufige Leistungen
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Automatisierte Angebotsformulare zur Vorqualifizierung
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Klarer Angebotsprozess mit festen Zuständigkeiten
Ergebnis: Schnelleres Reagieren, professioneller Auftritt, höhere Abschlussquote
CRM-Pflege: Aus der Excel-Falle raus
Ein gut gepflegtes CRM-System ist Gold wert – wenn es richtig genutzt wird.
Doch in vielen Unternehmen herrscht Wildwuchs: Dubletten, veraltete Einträge, keine Follow-up-Struktur.
Das brauchst du:
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Klar definierte Felder und Pflichtangaben
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Rollenbasierte Verantwortlichkeiten im Team
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Regelmäßige Pflege-Routine
Ergebnis: Besserer Überblick, zielgerichteter Vertrieb, weniger Zeitverlust
E-Mail-Management: Struktur statt Mail-Chaos
E-Mails sind Zeitfresser Nummer eins.
Oft werden Nachrichten mehrfach gelesen, unbearbeitet abgelegt oder schlicht vergessen.
Die Lösung:
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Einheitliche Ordnerstruktur
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Regeln zur automatischen Sortierung
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Feste Antwortzeiten und E-Mail-Zeitslots
Ergebnis: Klarheit im Posteingang, besserer Fokus, weniger Stress
Dokumentenablage: Einheitlich statt „final_final_neu2“
Eine zentrale, strukturierte Ablage spart täglich Minuten – und auf lange Sicht Stunden.
Besonders in Teams ist es wichtig, dass jeder weiß, wo was zu finden ist.
So geht’s:
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Einheitliche Benennungen (Datum_Kunde_Thema)
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Gemeinsamer Speicherort (z. B. Cloud-System)
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Versionierung vermeiden durch saubere Ablage
Ergebnis: Schneller Zugriff, weniger Rückfragen, professionelle Ordnung
Angebotsnachverfolgung: Dranbleiben lohnt sich
Ein oft unterschätzter Punkt: Das Follow-up nach Angebotsversand.
Wer hier nicht aktiv wird, verschenkt Potenzial.
Meine Tipps:
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Follow-up-Termine direkt im Kalender oder CRM setzen
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Automatisierte Erinnerungen nutzen
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Nachfassen als festen Prozess etablieren
Ergebnis: Höhere Wandlungsquote, mehr Umsatz, professioneller Vertrieb
Deine nächste To-do-Liste? Sieht vielleicht so aus:
✓ Angebotsvorlage im CRM hinterlegen
✓ E-Mail-Regeln für automatische Sortierung einrichten
✓ Gemeinsame Dateiablage strukturieren
✓ Follow-up-Prozess nach Angebot definieren
✓ CRM-Pflege-Zeitblock im Kalender setzen
Du musst nicht alles auf einmal umkrempeln. Aber wenn du jeden Monat nur einen dieser Prozesse optimierst, spürst du den Unterschied schon bald im Alltag – und in deinem Kopf.
Lust auf ein kostenloses Sparring?
Du bist dir nicht sicher, wo du anfangen sollst? Oder du brauchst jemanden, der mit dir gemeinsam den ersten Schritt geht?
Dann lass uns sprechen.
In einem unverbindlichen Kennenlerngespräch schauen wir gemeinsam auf deine Abläufe – und finden heraus, wie ich dich unterstützen kann.
Mehr Klarheit. Mehr Effizienz. Mehr Rock’n’Roll im Büroalltag.
Ich bin Sandra.
Die Rockstar-Lösung im Vertriebsinnendienst für effizientes Business.