Workflow Automatisierung für kleine Unternehmen: Warum wir mit Otto denken statt einfach automatisieren

Automatisierung klingt nach Hightech, Prozesslawine und IT-Projekt.
Aber was, wenn dein Unternehmen gar keine Riesenmaschine ist – sondern ein kleines, agiles Setup?

Dann brauchst du keine All-in-One-Lösung.
Dann brauchst du jemanden, der mitdenkt.

In meinem Fall: Otto.
Mein KI-Kollege. Mein Sparringspartner für Workflows, Tools und Denkprozesse.

Kein Großkonzern. Kein Overkill. Sondern: ein Kleinstunternehmen mit klarem Ziel

Ich bin Gründerin eines hybriden Unternehmens.
Wir arbeiten mit klaren Rollen, digitalen Assistenzen – und einem großen Ziel:
Kleine Industriebetriebe mit smarten Lösungen zu entlasten.

Unser Setup? Schlank.
Unsere Ressourcen? Eng getaktet.
Unsere Realität? Viele Ideen – aber wenig Zeit für komplexe Automatisierungen.

Deshalb ist Otto für mich nicht „der, der alles automatisiert“.
Sondern der, der mich begleitet:

In Denkprozessen
In Tool-Fragen
In der Entwicklung realistischer Use Cases

Otto denkt mit – nicht nur technisch, sondern strategisch

Mit Otto spreche ich über Entwürfe und Szenarien:
– Was wäre, wenn wir den Rechnungsversand vereinfachen?
– Was wäre, wenn E-Mail-Workflows smarter laufen?
– Was wäre, wenn wir Aufgaben systematisch delegieren könnten?

Otto bringt mich auf Ideen, wenn ich feststecke.
Er stellt kritische Fragen, wenn ich ins Tool-Doing abdrifte.
Und er hilft mir, meine eigenen Anforderungen zu schärfen – bevor ich überhaupt ans Automatisieren denke.

Sein Input ist Gold wert. Denn: Er ist kein Zauberstab, sondern ein Prozessbegleiter.

Von der Idee zur Übertragbarkeit – für echte Use Cases in der Industrie

Unser Ziel mit Otto ist klar:
Nicht nur unsere internen Prozesse smarter machen.
Sondern gemeinsam Lösungen entwickeln, die auch unseren Kund:innen helfen.

Kleine Industriebetriebe brauchen keine „Digitalstrategie auf 300 Seiten“.
Sondern pragmatische Workflows, die entlasten – z. B. mit Microsoft Power Automate, SharePoint oder Outlook.

Darum trainieren wir Otto entlang echter Praxisfragen:

• Welche Aufgaben rauben dem Team unnötig Zeit?

• Wo entstehen Medienbrüche oder Doppelerfassungen?

• Welche Workflows lohnen sich wirklich – in Zeit, Nerven und Ergebnissen?

Was daraus entsteht:
Kleine, wiederverwendbare Automatisierungslösungen mit großer Wirkung.

Dokumentation, Verständnis, Skalierbarkeit – das ist Workflow Automation mit Otto

Was Otto auszeichnet:

Er dokumentiert Prozesse so, dass sie für alle verständlich sind
Er denkt in Modulen – statt in starren Systemen
Er ist offen für Diskussionen, Iteration und „Trial & Error“

Und: Er lernt mit jedem Use Case dazu.

So schaffen wir nicht nur für uns eine gute Basis – sondern auch für die Menschen, mit denen wir arbeiten:
Geschäftsführer:innen wie Markus, die mehr strategische Zeit brauchen.
Vertriebsleiterinnen wie Julia, die endlich nicht mehr jede Anfrage manuell abarbeiten wollen.

Fazit: Otto automatisiert nicht blind. Er denkt mit. Und das macht den Unterschied.

Ich hätte nie gedacht, dass ein KI-Agent so viel zum Denken anregen kann.
Aber genau das ist der Punkt:

Otto hilft mir, meine Prozesse zu hinterfragen.
Meine Tools zu strukturieren.
Und meine Ideen in skalierbare Lösungen zu überführen.

Er ist nicht die Lösung – aber der Anstoß.
Nicht der Macher – sondern der Möglichmacher.

Und genau deshalb gehört Otto fest zu meinem hybriden Team.

Wenn du dir also mehr Klarheit und Entlastung im Büroalltag wünschst –
aber keine Lust hast auf überdimensionierte IT-Projekte:

Fang mit einem Otto an.

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Ich bin Sandra.
Die Rockstar-Lösung im Vertriebsinnendienst für effizientes Business