Teams vs. E-Mail: Checkliste für die perfekte Kanalwahl

Wieder eine wichtige Nachricht im Chat übersehen? Oder minutenlang nach der relevanten E-Mail gesucht? Willkommen im Club! Doch das Chaos muss nicht sein. Mit drei einfachen Fragen – und klaren Spielregeln – triffst du in Sekunden die passende Kanalwahl.

Warum die Kanalwahl deine Produktivität bestimmt

Stell dir vor: Ein dringender Kundenauftrag. Die Lieferterminfrage verschwindet im Teams-Chat zwischen Katze-GIFs und Pausenplänerei – parallel flattern fünf CC-Mails zu denselben drei Zeilen ins Postfach. Ergebnis: Keiner fühlt sich zuständig, alle sind genervt und der Kunde wartet. Genau hier entscheidet die richtige Kanalwahl über Effizienz oder Chaos.

Die 3 entscheidenden Fragen

Frag dich vor jedem Klick:

1. Wie dringend ist es?

• < 2 h Antwort nötig → Teams-Chat
• Gedankengang & Kontext nötig → E-Mail

2. Wer muss wirklich antworten?

• ≤ 5 Personen → Chat
• größere Runde / Externe → Mail

3. Brauchst du das später noch mal?

• Nein → Chat
• Ja (Nachvollziehbarkeit, Verträge, Doku) → Mail

Mini-Checkliste: „Welcher Kanal?“

[ ] Ist es super dringend?
[ ] Braucht das Thema Hintergrund/Dateien?
[ ] Ist klar, wer reagieren muss?
[ ] Muss ich in 6 Monaten noch drauf zugreifen?

→ Bei zwei oder mehr Häkchen unter „dringend/kurzfristig“ = Chat.
→ Bei zwei oder mehr Häkchen unter „Kontext/Archiv“ = E-Mail.
Und: max. 1 verantwortliche Person ins „An:“ – keine CC-Lawine!

Praxis-Story: Der CC-Wahnsinn

Früher dachte ich, je mehr Leute ich ins CC setze, desto wichtiger wirkt die Mail – und irgendwer wird das schon erledigen. Pustekuchen!

• Setze ich einen Team-Kollegen ins CC, greift oft das Prinzip „Cool, macht bestimmt der andere.“
• Setze ich die Chefin ins CC, löse ich eher Bockigkeit aus – niemand wird gern indirekt „denunziert“.

Heute mache ich’s anders: Ich wähle EINE zuständige Person, packe sie in das „An:“-Feld und schreibe klar, was ich brauche. Ergebnis? Keiner kann weggucken – und der Ball liegt eindeutig bei der richtigen Person.

Spielregeln, die jeder sofort versteht

Setzt euch 15 Minuten zusammen und definiert:

1. Chat-Zeiten (z. B. 9–17 Uhr schnelle Reaktion, danach entspannt)
2. E-Mail-Standards: Betreff = [Thema] + [Aktion]

Fazit: Kommunikation, die rockt

Das beste Tool ist das, das zu deinem Use Case passt – nicht das, was gerade hip ist. Teams-Chat für das schnelle Miteinander, E-Mail für das durchdachte Nacheinander. Mit den drei Fragen und der Checkliste vergeudest du keine Zeit mehr und dein Team spielt endlich im selben Takt.

Welche Chat- oder CC-Katastrophen hast du schon erlebt?