Noch 2 Wochen bis Urlaub! So kannst auch Du stressfrei abschalten. Tipps für die Urlaubsvorbereitung.

Der Countdown läuft. Nur noch zwei Wochen bis zum wohlverdienten Urlaub – und grade jetzt stapeln sich die Aufgaben auf dem Schreibtisch wie die Rechnungen zum Monatsende.

Kommt dir bekannt vor?

Viele Geschäftsführer:innen oder Vertriebsleiter:innen in kleinen Industriebetrieben kennen das Dilemma: Einfach mal eben zwei Wochen verschwinden ist nicht drin. Zu viele Kunden warten auf Angebote, zu viele Entscheidungen liegen auf deinem Tisch, zu viele Prozesse laufen nur über dich. Aber genau deshalb brauchst du diese Auszeit umso mehr.

Die gute Nachricht: Mit der richtigen Urlaubsvorbereitung kannst du entspannt in den Urlaub starten ohne dass dein Betrieb ins Chaos stürzt oder wichtige Kunden auf der Strecke bleiben.

Die 5 wichtigsten To-dos für die heiße Phase vor dem Urlaub

1. Vertretungsregelung klar kommunizieren

Bestimme für jeden Bereich eine konkrete Ansprechperson. Das bedeutet nicht, dass eine Person alles übernehmen muss. Teile die Verantwortung smart auf:

Vertriebsanfragen: Wer bearbeitet eingehende Anfragen und erstellt Angebote?

Produktionsfragen: Wer entscheidet bei technischen Problemen oder Terminverschiebungen?

Personalthemen: Wer ist bei Krankheit oder dringenden HR-Fragen zuständig?

Praxis-Tipp: Erstelle eine einfache Übersicht mit Namen, Telefonnummern und Zuständigkeiten. Diese hängst du gut sichtbar aus und integrierst sie in deine INTERNE Abwesenheitsnotiz.

2. Kritische Projekte und Termine prüfen

Gehe deine Terminliste der nächsten vier Wochen durch. Welche Termine können verschoben werden? Welche Projekte brauchen deine persönliche Aufmerksamkeit und welche können auch ohne dich weiterlaufen?

Konkret bedeutet das:

• Wichtige Kundentermine auf die Zeit nach dem Urlaub legen
• Laufende Angebote mit Deadlines während deiner Abwesenheit an Kolleginnen und Kollegen übergeben
• Liefertermine prüfen und gegebenenfalls kommunizieren

3. E-Mail-Postfach aufräumen und delegieren

Dein E-Mail-Postfach sollte nicht zur Zeitbombe werden. Arbeite es systematisch ab:

• Sofort beantworten: Alles, was in 2 Minuten erledigt ist
• Delegieren: E-Mails weiterleiten mit klarer Handlungsanweisung
• Terminieren: Wichtige, aber nicht dringende E-Mails für nach dem Urlaub vormerken

Profi-Move: Richte bereits jetzt eine automatische Weiterleitung für bestimmte E-Mail-Typen ein. Kundenanfragen können direkt an deinen Vertriebskollegen, Lieferantenkorrespondenz an den Einkauf.

4. Notfall-Kontakte und Vollmachten regeln

Auch im Urlaub können Situationen auftreten, die wirklich nicht warten können. Definiere klar:

• Bei welchen Themen darfst du kontaktiert werden?
• Wer darf in deinem Namen Entscheidungen treffen?
• Sind auch Unterschriftsvollmachten nötig?

Wichtig: Kommuniziere diese Grenzen deutlich. „Nur im absoluten Notfall anrufen“ ist zu schwammig. Besser: „Nur bei Produktionsausfällen über 2 Tage oder Kundenreklamationen über 10.000 Euro.“

5. Rückkehr-Strategie planen

Plane bereits jetzt deinen ersten Tag nach dem Urlaub. Blocke dir den Vormittag für E-Mails und Nachbereitung. Vereinbare keine wichtigen Termine für die ersten beiden Tage. So kommst du entspannt wieder rein, statt sofort im Stress zu landen.

Die perfekte Abwesenheitsnotiz – Vorlage für Industriebetriebe

Eine gute Abwesenheitsnotiz informiert, beruhigt und leitet weiter. Hier eine bewährte Vorlage:

Betreff: Abwesenheit vom [Datum] bis [Datum] – Ihre Ansprechpartner

Vielen Dank für Ihre E-Mail.

Ich bin vom [Datum] bis einschließlich [Datum] nicht im Büro und bearbeite in dieser Zeit keine E-Mails.

Für dringende Anfragen wenden Sie sich bitte an:

• Vertrieb und Angebote: [Name], Tel: [Nummer], E-Mail: [Adresse]
• Technische Fragen: [Name], Tel: [Nummer], E-Mail: [Adresse]
• Allgemeine Anfragen: [Name], Tel: [Nummer], E-Mail: [Adresse]

Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet. Falls Ihr Anliegen keinen Aufschub duldet, wenden Sie sich bitte direkt an die oben genannten Kollegen.

Ab dem [Datum] bin ich wieder für Sie da und melde mich zeitnah bei Ihnen zurück.

Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen [Ihr Name]

Urlaubsankündigung an Kunden – so machst du es richtig

Informiere deine wichtigsten Kunden proaktiv über deine Abwesenheit. Das wirkt professionell und verhindert Frust:

Betreff: Information zu meiner Urlaubsabwesenheit – Ihre Ansprechpartner

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich möchte Sie rechtzeitig darüber informieren, dass ich vom [Datum] bis [Datum] im Urlaub bin.

Während meiner Abwesenheit steht Ihnen mein Kollege [Name] gerne zur Verfügung: Tel: [Nummer] | E-Mail: [Adresse]

Herr/Frau [Name] ist über alle laufenden Projekte informiert und kann Ihnen in allen Belangen weiterhelfen.

Für den Fall, dass Sie mich persönlich sprechen möchten, bin ich ab dem [Datum] wieder für Sie da.

Vielen Dank für Ihr Verständnis und eine schöne Sommerzeit!

Mit freundlichen Grüßen [Ihr Name]

Dein Urlaub gehört dir – und das ist gut so

 

Urlaub ist kein Luxus, sondern eine Investition. In deine Gesundheit, deine Kreativität und letztendlich in dein Unternehmen. Ein ausgeruhter Geschäftsführer trifft bessere Entscheidungen, ist motivierter und geht mit mehr Energie an neue Projekte heran.

Die eine Woche Vorbereitung zahlt sich aus: Du startest entspannt in den Urlaub, dein Team weiß, was zu tun ist, und deine Kunden fühlen sich gut betreut. So funktioniert professionelle Urlaubsplanung im Mittelstand.

 

Dein nächster Schritt: Nimm dir zwei Wochen vor Deinem Urlaub 30 Minuten Zeit für die Urlaubsplanung. Erstelle deine Vertretungsliste, räume dein E-Mail-Postfach auf und informiere deine wichtigsten Kunden. Dein entspannter Urlaub beginnt genau jetzt – mit der richtigen Vorbereitung.

Übrigens: Falls du merkst, dass solche Übergaben bei dir immer wieder zum Stressfaktor werden, liegt das Problem möglicherweise tiefer. Dann ist es Zeit, über strukturierte Prozesse und professionelle Unterstützung nachzudenken.

 

Warum ich so entspannt in den Urlaub starten kann

Ich praktiziere, was ich predige. Als virtuelle Vertriebsassistentin habe ich über die Jahre gelernt, meine Prozesse so zu strukturieren, dass auch meine Abwesenheit reibungslos funktioniert. Meine Kunden wissen genau, wer sie wann erreichen können. Wichtige Projekte sind übergeben oder pausiert. Und mein E-Mail-Postfach explodiert nicht, während ich am Strand liege.

 

Das war nicht immer so. Früher bin ich auch gestresst in den Urlaub gestartet und unentspannt zurückgekommen. Aber strukturierte Prozesse und klare Verantwortlichkeiten haben das geändert.

 

Du willst auch so entspannt in den Urlaub?

Falls du dir beim Lesen gedacht hast „So möchte ich das auch mal erleben“, dann freue ich mich über einen Austausch mit dir. Nach meinem Urlaub unterstütze ich gerne kleine Industriebetriebe dabei, ihre Vertretungsregelungen und wiederkehrenden Prozesse zu optimieren.

 

Stell dir vor:

• Deine Urlaubsplanung wird zur Routine statt zum Stressfaktor
• Deine Kunden sind auch bei deiner Abwesenheit bestens betreut
• Du kommst erholt zurück und findest ein funktionierendes System vor
• Deine nächste Urlaubsplanung dauert 30 Minuten statt 3 Tage

Schreib mir gerne eine E-Mail – ich melde mich nach meinem Urlaub bei dir zurück und wir schauen gemeinsam, wie du deine Prozesse optimieren kannst.

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Ich bin Sandra.
Die Rockstar-Lösung im Vertriebsinnendienst für effizientes Business