Lean Admin Reloaded: 5 Quick Wins für schlankere Freigaben
Der Unterschriftenordner türmt sich wieder mal auf dem Schreibtisch. Angebote warten auf Freigabe, während der Kunde bereits beim Wettbewerber unterschrieben hat. Kommt dir bekannt vor? Dann wird es höchste Zeit, deine Freigabeprozesse auf Vordermann zu bringen.
Vergiss komplizierte Digitalisierungsprojekte, die Monate dauern. Hier kommen fünf Strategien, die du noch diese Woche umsetzen kannst – von der simplen PDF-Signatur bis zur vollintegrierten ERP-Lösung.
Quick Win #1: Der digitale Unterschriftenordner
Wo du stehst: Papierordner wandern durch das Büro, Dokumente verschwinden mysteriös, und du weißt nie, wo gerade was hängt.
Wo du hinwillst: Alle Freigaben digital nachverfolgbar, jederzeit einsehbar, keine verlorenen Dokumente mehr.
So machst du’s: Starte mit Adobe Acrobat Reader DC (kostenlos) oder Adobe Sign. Digitalisiere / Scane deine wichtigsten Freigabedokumente und nutze die digitale Unterschriftenfunktion. Der Clou: Du kannst Freigabeworkflows erstellen, bei denen das Dokument automatisch an die nächste Person weitergeleitet wird.
Praxistipp: Beginne mit den zeitkritischsten Dokumenten – Angebote über 10.000 Euro oder Kundenverträge. Der Rest kann erstmal warten.
Quick Win #2: E-Mail-Freigaben strukturiert dokumentieren
Das Problem: Freigaben per E-Mail gehen im Posteingang unter. Wer hat wann was freigegeben? Keine Ahnung.
Die Lösung: Nutze Microsoft Lists oder noch besser SharePoint Listen. Spalten: Datum, Dokument, Freigeber, Status, Bemerkungen.
Noch besser: Richte dir eine eigene E-Mail-Adresse ein (freigaben@deinefirma.de) und leite alle Freigabe-E-Mails dorthin weiter. So hast du alles an einem Ort und kannst bei Bedarf schnell nachschlagen.
Quick Win #3: SharePoint als Freigabe-Zentrale
Wenn du bereits Office 365 nutzt: SharePoint ist dein Freund! Erstelle eine Dokumentenbibliothek mit Freigabe-Spalten. Jeder kann sehen, welche Dokumente auf Freigabe warten.
Der Workflow-Hack: Nutze Power Automate (früher Microsoft Flow) für einfache Benachrichtigungen. Sobald ein Dokument hochgeladen wird, bekommt der Freigeber automatisch eine E-Mail.
Realitätscheck: SharePoint kann am Anfang überwältigend wirken. Starte klein mit einer einzigen Dokumentenbibliothek für deine wichtigsten Freigaben.
Quick Win #4: CRM-integrierte Freigaben
Wenn dein CRM-System Freigabefunktionen hat, nutze sie! HubSpot, Pipedrive und Co. bieten oft einfache Approval-Workflows für Angebote.
Der Vorteil: Alles bleibt im gewohnten System. Keine zusätzlichen Tools, keine Medienbrüche.
Praxisbeispiel: Angebote über 5.000 Euro brauchen die Freigabe des Geschäftsführers. Das CRM schickt automatisch eine Benachrichtigung, und mit einem Klick ist das Angebot freigegeben oder abgelehnt.
Quick Win #5: ERP-Systeme als Freigabe-Kraftwerk
Die Königsdisziplin: Viele ERP-Systeme bringen bereits Freigabeworkflows mit – oft ungenutzt in den Tiefen der Software versteckt.
Typische Freigabe-Szenarien im ERP:
- Bestellungen ab bestimmten Beträgen
- Rabatte über definierte Grenzen
- Neue Lieferanten oder Kunden
- Preisänderungen im Katalog
Der Insider-Tipp: Auch wenn dein ERP keinen „offiziellen“ Workflow hat, lassen sich oft einfache Regeln einrichten. Ein Statusfeld „Zur Freigabe“ plus automatische E-Mail-Benachrichtigung reichen oft schon aus.
Beispiel aus der Praxis: Ein Maschinenbau-Betrieb nutzt sein ERP-System so, dass alle Angebote über 15.000 Euro automatisch den Status „Freigabe erforderlich“ bekommen. Der Geschäftsführer sieht in seinem Dashboard sofort, was auf ihn wartet.
Von informell zu professionell: Der Stufenplan
Stufe 1 – Notlösung: E-Mail-Freigaben mit Excel-Dokumentation
Stufe 2 – Strukturiert: SharePoint oder CRM-Workflows
Stufe 3 – Integriert: Vollständige ERP-Integration mit automatischen Regeln
Wichtig: Du musst nicht bei Stufe 3 starten! Oft bringt schon Stufe 1 eine massive Verbesserung gegenüber dem Papier-Chaos.
Dein nächster Schritt
Schnapp dir die drei zeitaufwändigsten Freigabeprozesse in deinem Unternehmen. Welcher Quick Win passt am besten zu deiner aktuellen IT-Landschaft?
Starte klein, aber starte heute. Deine Kunden warten nicht auf perfekte Prozesse – sie warten auf schnelle Antworten.
Was denkst du: Welcher Freigabeprozess raubt dir am meisten Nerven? Und welchen Quick Win probierst du als erstes aus?
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Ich bin Sandra.
Die Rockstar-Lösung im Vertriebsinnendienst für effizientes Business