5S-Methode: Mehr als nur Aufräumen

Das Problem mit dem scheinbar produktiven Chaos

Warum ein Werkzeugkasten im Spind Ihr Unternehmen revolutionieren kann

 

Letzte Woche stand ich in den Büroräumen und Produktionshallen von Streit Service Solutions und war schlichtweg begeistert. Nicht nur von den Maschinen oder der Technik – sondern von etwas viel Grundlegenderem: der radikalen Klarheit ihrer Arbeitsplätze.

 

Jeder Mitarbeiter hat dort ein Schließfach mit einem kleinen, tragbaren Werkzeugkasten. Morgens holt er seine persönlichen Arbeitsutensilien heraus, verstaut private Gegenstände im Spind und sucht sich seinen Wunscharbeitsplatz aus. Egal ob Schreibtisch, geschlossener Cube, Besprechungsecke oder sogar die Kantine – alles ist möglich. Und das Geniale: Alle Arbeitsplätze sind identisch ausgestattet. Clean Desk, wartungsarme Technik, null Ablenkung.

 

Das Problem mit dem scheinbar produktiven Chaos

Hand aufs Herz: Wie sieht Ihr Schreibtisch gerade aus? Stapel von Notizzetteln, drei verschiedene Ordnungssysteme und der berühmte „Ich-weiß-wo-alles-liegt“-Haufen? Das sieht nach viel Arbeit aus – ist es aber in den meisten Fällen gar nicht.

 

Auch in kleinen Betrieben mit fünf bis fünfundzwanzig Mitarbeitern kostet dieses Chaos bares Geld. Was passiert, wenn Ihr wichtigster Vertriebsmitarbeiter krank wird? Wenn der Computer streikt? Wenn das Büro unter Wasser steht? Findet dann jeder Vertreter sofort die Kundendaten, die er braucht?

Die Antwort kennen wir alle. Und sie schmerzt.

 

5S-Methode: Mehr als nur Aufräumen

Die 5S-Methode aus Japan ist keine neue Erfindung – sie wird bereits seit den 1990ern erfolgreich in deutschen Unternehmen angewendet. Ursprünglich für die Fertigung entwickelt, revolutioniert sie heute Büroarbeitsplätze jeder Größe.

Die fünf Schritte im Überblick:

• Seiri (Sortieren): Nicht benötigte Werkzeuge, Materialien und Dokumente identifizieren und entfernen
• Seiton (Systematisieren): Alle benötigten Gegenstände logisch anordnen und feste Plätze schaffen
• Seiso (Säubern): Arbeitsplatz regelmäßig reinigen und in gutem Zustand halten
• Seiketsu (Standardisieren): Standards schaffen, damit alle Mitarbeiter die gleichen Abläufe befolgen
• Shitsuke (Selbstdisziplin): Kontinuierliche Einhaltung und ständige Verbesserung

 

Praxisschock: Was drei Workshoptage bewirken können

Ich erinnere mich noch genau an meine erste Begegnung mit der 5S-Methode bei meinem ersten Arbeitgeber J. Schmalz GmbH, ein mittelständischer Industriebetrieb. Innerhalb von drei Workshoptagen verschwanden containerweise Papiere, Kataloge und Krimskrams. Alles Dinge, die vorher Rohstoffe, Zeit, Lagerplatz und Geld gekostet hatten.

Das Verblüffende: In den Wochen danach wurde nichts vermisst, was nicht im echten Bedarfsfall neu beschafft werden konnte.

Auch in einem kleinen Betrieb mit nur wenigen Mitarbeitern konnten wir mit gezielten Prozessumstellungen schnell ganze Schränke voller Altakten vernichten und neue Ausdrucke direkt in die digitale Ablage umleiten.

 

Der Domino-Effekt: Wenn Ordnung Prozesse optimiert

Die Neuordnung der äußeren Strukturen bringt automatisch Verbesserungen in den inneren Prozessabläufen ins Rollen. Informationen werden in bereits genutzten IT-Systemen zusammengeführt und für alle Mitarbeiter zugänglich gemacht. Der Informationsfluss an den Schnittstellen verbessert sich, Reibungsverluste verschwinden.

 

Kennen Sie diese Gedanken?

• „Warum kommen diese auftragsrelevanten Informationen erst jetzt bei mir an?“
• „Weshalb finde ich wichtige Kundeninformationen nicht immer an der gleichen Stelle?“
• „Wie oft muss ich diesen Ablauf eigentlich noch erklären?“

Falls ja, wird es Zeit für eine Neustrukturierung Ihrer Prozesse.

 

Die Mentalität macht den Unterschied

Was mich bei Streit am meisten beeindruckt hat, war nicht die Technik – es war die Mentalität der Mitarbeiter. Die konsequente Umsetzung dieser scheinbar einfachen Regeln.

Sicher, auch ich habe gerne persönliche Dinge um mich herum. Sie erinnern mich daran, warum ich etwas tue. Aber es reichen sehr wenige Gegenstände, um diesen Effekt zu erzielen. Je mehr Ablenkung, desto weniger Fokus auf das Wesentliche.

 

Konkrete Umsetzung für kleine Betriebe

Schritt 1: Seiri – Der große Sortiertag Planen Sie einen festen Termin ein. Nicht „irgendwann“, sondern konkret. Nehmen Sie sich einen ganzen Tag Zeit und sortieren Sie gnadenlos aus.

Schritt 2: Seiton – Systematisch organisieren Schaffen Sie für alles einen festen Platz. Jeder Mitarbeiter sollte sofort wissen, wo er was findet – auch am fremden Arbeitsplatz.

Schritt 3: Seiso – Sauberkeit als Standard Ein sauberer Arbeitsplatz ist ein produktiver Arbeitsplatz. Etablieren Sie regelmäßige Reinigungsroutinen.

Schritt 4: Seiketsu – Standards für alle Dokumentieren Sie, wie ein perfekter Arbeitsplatz aussieht. Schaffen Sie einheitliche Strukturen für das ganze Team.

Schritt 5: Shitsuke – Disziplin entwickeln Die größte Herausforderung: das neue System dauerhaft leben und kontinuierlich verbessern.

 

Zeit für Veränderung

Alte Schreibtischbutler, Stapel von Notizzetteln und Papierberge mögen nach Produktivität aussehen – sind sie aber nicht. Sich von diesen Altlasten zu befreien, setzt neue Kapazitäten und Denkprozesse frei.

Ineffiziente Arbeitsplätze, chaotische Büros und die dahinterliegenden Prozesse hängen direkt miteinander zusammen. Wer hier aufräumt, optimiert automatisch seine gesamten Abläufe.

Und das Beste: Sie müssen das nicht alleine schaffen.

 

Lassen Sie uns gemeinsam aufräumen

Als virtuelle Assistentin helfe ich Ihnen gerne beim Strukturieren und Aufräumen – auch ganz handfest und vor Ort. Ich packe mit an, wenn es darum geht, Ihre Prozesse zu optimieren und digitale Strukturen zu schaffen.

Vom ersten Sortieren bis zur Implementierung neuer Standards: Gemeinsam bringen wir Ordnung in Ihr Unternehmen und setzen Ressourcen frei, die Sie für Ihr Kerngeschäft nutzen können.

 

Bereit für den ersten Schritt?

Schreiben Sie mir eine Nachricht und lassen Sie uns über die Möglichkeiten einer Neustrukturierung Ihrer Prozesse sprechen. Denn eines ist sicher: Nach dem Aufräumen wird nichts vermisst – außer dem Chaos.

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Ich bin Sandra.
Die Rockstar-Lösung im Vertriebsinnendienst für effizientes Business