Was für Aufgaben übernimmt eine Vertriebsassistenz eigentlich?
Im klassischen Sinne ist eine Vertriebsassistenz gleichbedeutend mit dem Vertriebsinnendienst. Mit einer kleinen Ausnahme: die tatsächliche Verkaufstätigkeit.
Bei komplexeren und erklärungsbedürftigen Produkten und Dienstleistungen macht es durchaus Sinn, den technischen Vertrieb und die organisatorischen Vertriebsaufgaben zu trennen.
Ich definiere die folgenden 3 Bereiche als Hauptaufgaben der Vertriebsassistenz:
- Kundenbetreuung und Kundenservice
Kommunikation per Telefon, E-Mail, Chat und allen sonstigen Kanälen. Zum Beispiel der Erstkontakt mit Aufnahme von Anfragen, Bestellungen und Reklamationen. Die zeitnahe Reaktion auf eine Kontaktaufnahme pflegt und stärkt die Kundenzufriedenheit.
- Datenmanagement
Jeder Interessent oder Kunde, der mit uns Kontakt aufnimmt, liefert uns wichtige Informationen. Es liegt an uns, diese Daten zu sammeln, zu pflegen und zur richtigen Zeit zu nutzen. Die Pflege der CRM- und ERP-Systeme ist daher eine der zentralen Aufgaben der Vertriebsassistenz.
- Vertriebsunterstützung
Wie der Name schon sagt, assistieren wir dem Vertrieb. Die Assistenz übernimmt das Ausformulieren und Aufbereiten von Angeboten. Die Angebotsverfolgung und die Auftragsbearbeitung sind ebenso Teil der Aufgaben wie die Abwicklung der Lieferpapiere und die Rechnungsstellung.
Die Vertriebsassistenz spielt deshalb mehr als nur eine Nebenrolle. Durch den direkten Kontakt mit Kunden und Interessenten sind wir oft das Gesicht der Firma für unsere Geschäftspartner. Durch kurze Reaktionszeiten und gute Erreichbarkeit sichern wir dem Unternehmen langfristige Geschäftsbeziehungen.
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