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Kaizen, Konmari und 5A mit Deiner virtuellen Assistenz

Kaizen, Konmari und 5A
Sagen Dir diese Begriffe etwas?

Es handelt sich um Aufräum- und Optimierungsmethoden aus Japan. Aber die 5A-Methode zum Beispiel wurde bereits in den 1990ern in Deutschland angewendet. Zunächst hauptsächlich zur Produktivitätssteigerung in der Fertigung erfunden, etablierte sie sich auch bald für Büroarbeitsplätze.

Ich selbst kam Anfang der 2020er erstmals mit der 5A Methode in Berührung. Unser mittelständischer Industriebetrieb umfasste damals rund 200 Mitarbeitende, davon etwa 1/3 mit Büroarbeitsplätzen. Innerhalb von 3 Workshoptagen wurden containerweise Papiere, Kataloge, Werkzeuge und Krimskrams entsorgt, alles Dinge, die vorher Rohmaterial, Zeit, Lagerplatz und nicht zuletzt Geld gekostet haben.

Was mich nachhaltig geprägt hat, ist die Erkenntnis aus den darauf folgenden Wochen:
Danach wurde nichts vermisst, das nicht im tatsächlich relevanten Bedarfsfall neu beschafft werden konnte.

Die Neuordnung der Bürostrukturen im Äußeren bringt auch Verbesserungen im eigentlichen inneren Prozessablauf ins Rollen. Informationen und Wissen werden in den bereits genutzten IT Systemen zusammengeführt und für alle Mitarbeiter zugänglich gemacht. Der Informationsfluss an den Schnittstellen wird verbessert und Reibungsverluste werden verringert.

Dieses Potenzial zur Produktivitätssteigerung und Prozessverbesserung haben auch kleine Betriebe mit wenigen Mitarbeitern. Jedes Unternehmen hat Strukturen und Schnittstellen, die gelegentlich nicht mit dem Unternehmenserfolg mitwachsen.

Hast Du ab und an diese Gedanken?
◊ Warum kommen diese auftragsrelevanten Informationen erst jetzt bei mir an?
◊ Weshalb finde ich wichtige Kundeninformationen nicht immer an der gleichen Stelle?
◊ Wie oft muss ich diesen Ablauf eigentlich noch erklären?

Dann wird es Zeit, dass wir uns über die Möglichkeiten und Chancen einer Neustrukturierung Deiner Prozesse unterhalten! Melde dich jetzt sofort per Nachricht bei mir und gehe mit mehr als einem guten Vorsatz ins neue Jahr!

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