In den USA begeht man heute den “Putze-Dein-Bücherregal-Tag”. Ich liebe Bücher, aber ich nutze seit Jahren einen E-Book Reader. Daher kein nennenswertes Bücherregal, das ich aufräumen könnte.
Wir widmen uns daher unserem E-Mail-Postfach und schauen uns das Prinzip “Inbox Zero” mal genauer an. Wie auf meinem physischen Schreibtisch ist auch mein E-Mail-Posteingang abends leer. Das heißt nicht, dass alles erledigt ist. Aber alle Aufgaben sind sauber strukturiert und eingeplant.
Dazu nutze ich die folgenden 4 Schritte:
⇒ Erledigen
(Antwort in maximal 5 Sätzen. Aufgaben, die weniger als 5 Minuten benötigen.)
⇒ Delegieren
(E-Mail weiterleiten und eine Person gezielt ansprechen.)
⇒ Terminieren
(Aufgabe in den To-do-Planer übernehmen.)
⇒ Archivieren
(Maximal 7 Ordner, sonst 1 Archiv, die Suchfunktion ist mächtig.)
Für das Archivieren habe ich mich für das Ordnersystem entschieden. Spiegele jedoch maximal die 7×7 Ordner Strategie aus meinem Dateiablagesystem. Ich lösche außerdem regelmäßig alles älter als 12 Monate. Denn für die Nachvollziehbarkeit nutze ich sehr viel lieber mein CRM-System.
Haben Sie eine Strategie für Ihr E-Mail-Postfach?
Wie gehen Sie vor?
Sie wünschen sich jemanden, der das für Sie managed?
Lassen Sie uns mal drüber reden, hier gehts lang: Sandra-Mueller.com